15 Apr Labour law issues in connection with COVID-19 Follow up VI
Die „Corona-Krise“ hat die Arbeitswelt in vielen Bereichen schlagartig verändert und eine neue Realität geschaffen. Der Gesetzgeber und die Sozialpartner haben auf die neuen Umstände zwar rasch reagiert (Stichwort „Kurzarbeit“), dennoch bleiben zahlreiche Fragen ungeklärt. Beispielsweise führt die kurzfristig erforderliche Arbeit im Homeoffice und die damit in vielen Fällen verbunden dienstliche Nutzung privater Endgeräte (Smartphones, Laptops etc.) zu rechtlichen Fragen. Es liegt auf der Hand, dass zahlreiche Arbeitsverträge der neuen Realität nicht standhalten. Die Maßnahmen, welche eine Ausbreitung von COVID-19 verhindern sollen, werden nunmehr zwar schrittweise gelockert; es bleibt allerdings die Gefahr, dass „Lockerungen“ wieder zurückgenommen werden. Gleichzeitig lehrt uns die aktuelle Krise, auf alle Eventualitäten vorbereitet sein zu müssen. Wir haben uns daher mit der Frage auseinandergesetzt, wie Sie Ihre Arbeitsverträge krisensicher gestalten können. Die wichtigsten Punkte haben wir für Sie zusammengefasst:
1. Versetzungsklauseln – Homeoffice als neuer Arbeitsort
Die Arbeitsvertragsparteien müssen jenen Ort vereinbaren, an welchen die Dienste zu leisten sind. In vielen Fällen gibt es dazu keine ausdrückliche Vereinbarung und gilt jene Arbeitsstätte, an welcher der Arbeitnehmer regelmäßig seine Leistungen erbringt als schlüssig vereinbarter Arbeitsort. Eine Veränderung des Arbeitsortes – beispielsweise die vorübergehende Zuweisung ins Homeoffice[¹] – bedarf daher einer Änderung des Arbeitsvertrages bzw. der Zustimmung des Arbeitnehmers.
Es ist daher ratsam in den Arbeitsvertrag eine Versetzungsklausel aufzunehmen, wonach der Arbeitnehmer mit einer zumutbaren vorübergehenden Verlegung seines Arbeitsortes einverstanden ist. Eine vorübergehende Versetzung ins Homeoffice wird in vielen Fällen als zumutbar (und damit als zulässig) qualifiziert werden, weil der Arbeitnehmer mit keinem Mehraufwand (z.B. kein zusätzlicher Arbeitsweg) konfrontiert ist. Die erforderliche Zumutbarkeit könnte allerdings dann nicht gegeben sein, wenn der Arbeitnehmer zu Hause über keine „passende“ Infrastruktur verfügt (z.B. zu kleine Wohnung); diese Frage ist aber immer am Einzelfall zu bemessen. Für die derzeitige „Corona-Krise“ sind wir allerdings der Ansicht, dass der Aspekt der „fehlenden Infrastruktur“ unter Abwägung aller Umstände nicht ausreichend ist, die Zumutbarkeit der Nutzung eines Homeoffice auszuschließen.
Eine entsprechende Versetzungsklausel könnte beispielsweise wie folgt lauten:
„Der Arbeitnehmer übt seine Tätigkeit in […Beschreibung des Dienstorts und Adresse …] aus. Der Arbeitnehmer ist jedoch darüber hinaus damit einverstanden, dass er aus sachlichen Gründen (z.B. im Falle von behördlichen Ausgangsbeschränkungen) auf Anweisung des Arbeitgebers seine Tätigkeit vorübergehend von zu Hause aus (Homeoffice) oder von einem anderen ihm zumutbaren Ort (z.B. von alternativen zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten) verrichtet.“
2. Die Aufzeichnung von Arbeitszeiten im Homeoffice
Der Arbeitgeber ist verpflichtet in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Diese Verpflichtung kann durch eine Vereinbarung dem Arbeitnehmer übertragen werden, wobei der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten hat und die Aufzeichnungen regelmäßig kontrollieren muss. Befindet sich ein Arbeitnehmer im Homeoffice, kann die Übertragung der Aufzeichnungspflicht an den Arbeitnehmer sinnvoll und praktikabel sein. Dazu ist eine entsprechende Vereinbarung zu treffen.
Die Übertragung der Aufzeichnungspflichten an den Arbeitnehmer könnte beispielsweise wie folgt vereinbart werden:
„Der Arbeitnehmer ist verpflichtet seine Arbeitszeiten (Beginn, Ende und Lage der Arbeitspausen) unter Verwendung des ihm zur Verfügung gestellten Arbeitszeiterfassungssystems selbst aufzuzeichnen.“
3. Gleitzeit und Homeoffice
Im Rahmen von gleitender Arbeitszeit kann die Arbeit im Homeoffice zu einem „Anpassungsbedarf“ der Gleitzeitbestimmungen führen. Zahlreiche Gleitzeitvereinbarungen beinhalten definierte Kernarbeitszeiten, in denen jedenfalls Arbeitspflicht – oftmals aber auch Anwesenheitspflicht – besteht. Auch der Gleitzeitrahmen spielt – wie schon bisher – eine wesentliche Rolle. Es gilt darauf zu achten, dass Arbeitnehmer innerhalb der Gleitzeit Höchstarbeitszeitgrenzen und Ruhepausen einhalten. Die Verbindung zwischen zeitlicher Flexibilität einerseits und örtlicher Entgrenzung des Arbeits- und Wohnortes (Homeoffice) anderseits, birgt die Gefahr in sich, dass einzelne Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten so gestalten, dass sie sich außerhalb der gesetzlichen Rahmenbedingungen bewegen. Klare Vereinbarungen können hierbei Abhilfe schaffen und das Haftungsrisiko des Arbeitsgebers bzw. verantwortlichen Vertretungsorgans minimieren.
Gleitzeitvereinbarungen bedürfen in Betrieben mit Betriebsrat einer Betriebsvereinbarung. Gerne überprüfen wir Ihre Betriebs- oder Einzelvereinbarungen zur Regelung der Gleitzeit.
4. Vertragsbestimmungen zu Urlaubsfragen und zur Dienstverhinderung
Der Abbau von Urlaubsguthaben kommt in vielen Unternehmen derzeit eine wesentliche Bedeutung zu. Dennoch gilt der Grundsatz, dass der Verbrauch von Urlaub zwischen den Arbeitsvertragsparteien vereinbart werden muss; einseitige Anordnungen sind grundsätzlich unwirksam. Des Weiteren sind Vereinbarungen von Urlaubszeiten für Zeiträume, die zeitlich noch nicht erfasst werden können (z.B. Zeiträume zukünftiger behördlicher Betriebsschließungen, die Dauer der Kündigungsfrist, etc.), unzulässig.
Die „Corona-Krise“ führt zudem zu zahlreichen Dienstverhinderungen; beispielsweise dann, wenn sich ein Arbeitnehmer in einem Quarantänegebiet aufhält und daher nicht zum Dienst erscheinen kann. Unabhängig von der Frage, ob im Einzelfall ein „wichtiger Grund“ vorliegt, der zu einer vorübergehenden Entgeltfortzahlungspflicht führt, findet sich in zahlreichen Arbeitsverträgen die Verpflichtung, dass der Arbeitnehmer im Falle einer Dienstverhinderung eine schriftliche Bestätigung beizubringen hat. Bitte beachten Sie, dass gemäß höchstgerichtlicher Rechtsprechung das Verlangen einer Bestätigung – auch bei Vorliegen einer vertraglichen Verpflichtung – im Einzelfall zu wiederholen ist.
Aufgrund der voranstehenden Rechtslage besteht keine Veranlassung Arbeitsverträge im Hinblick auf Regelungen zum Verbrauch von Urlaub und zur Dienstverhinderung für zukünftige „Krisenzeiten“ anzupassen.
5. Nebenbeschäftigungen im Zusammenhang mit Gefährdungen
Der Arbeitgeber ist im Rahmen der arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen – aber auch im Rahmen seiner Fürsorgepflicht – dazu verpflichtet, seine Arbeitnehmer im Rahmen des Arbeitsverhältnisses bestmöglich vor Gefahren zu schützen; dazu zählt auch die Prävention einer Ansteckung mit COVID-19. In diesem Zusammenhang kann es erforderlich sein, entgeltliche oder auch unentgeltliche Nebentätigkeiten der Arbeitnehmer zu verhindern; vor allem dann, wenn eine Nebentätigkeit mit einem verhältnismäßig hohen Infektionsrisiko (z.B. freiwillige Mitarbeit bei einem Rettungsdienst, freiwillige Nebenbeschäftigung in einem „COVID-19-Krankenhaus“, etc.) verbunden sind. Insbesondere für Unternehmen im Gesundheits- und Pflegebereich, bei denen ein sehr hohes Interesse an einer „infektionsfreien Umgebung“ besteht, sind solche Regelungen durchaus relevant.
Während das AngG im aufrechten Arbeitsverhältnis Nebenbeschäftigungen nur im konkurrenzierenden Ausmaß untersagt (Konkurrenzverbot), können im Arbeitsvertrag entgeltliche oder unentgeltliche Nebenbeschäftigungen eingeschränkt werden; nämlich dahingehend, dass solche Nebenbeschäftigungen nur dann erlaubt sind, wenn sie die Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Arbeitsvertrag in keinster Weise beeinträchtigen. Dem Arbeitgeber kommt damit ein bedingtes Untersagungsrecht zu. Besteht eine solche Vereinbarung nicht, können „infektionsgefährliche Nebentätigkeiten“ nicht wirksam untersagt werden.
Eine Nebenbeschäftigung könnte beispielsweise durch nachstehende Bestimmung untersagt werden:
„Eine entgeltliche oder unentgeltliche Nebenbeschäftigung des Arbeitnehmers ist nur unter der Maßgabe erlaubt, dass hierdurch die Verpflichtungen aus diesem Arbeitsvertrag in keinster Weise beeinträchtigt werden. Ungeachtet dessen ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine allfällige Nebenbeschäftigung vor ihrer Aufnahme dem Arbeitgeber zu melden; dem Arbeitgeber kommt in jedem Fall das Recht zu, die Ausübung der Nebenbeschäftigung aus sachlichen Gründen zu untersagen.“
6. „Bring your own device“ („BYOD“)
BYOD ist die Bezeichnung dafür, wenn private Endgeräte (Smartphones, Laptops, etc.) in die dienstliche Nutzung integriert werden. Die nicht vorhersehbare Notwendigkeit im Zuge der „Corona-Krise“ zahlreiche Arbeitnehmer kurzfristig und zumindest vorübergehend im Homeoffice arbeiten zu lassen, ließ zahlreichen Unternehmen keine andere Wahl, als private Endgeräte in die eigene IT-Infrastruktur einzubinden. Es liegt auf der Hand, dass BYOD ein IT-Sicherheitsrisiko des Arbeitgebers darstellt, aber auch rechtliche Fragen aufwirft (vgl. dazu bereits unsere Klienteninformation zu datenschutzrechtlichen Aspekten im Zusammenhang mit COVID-19; gerne können Sie diese bei uns anfordern). Es ist daher empfehlenswert, in Arbeitsverträgen auch Regelungen für eine mögliche dienstliche Nutzung privater Endgeräte aufzunehmen. Darin sollte einerseits die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften, anderseits (u.a.) aber Fragen der Vergütung, der Gefahrtragung (im Schadensfall) und der Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen normiert werden.
Der arbeitsvertragliche Regelungskomplex zur IT-Nutzung und IT-Sicherheit ist umfänglich; gerne überprüfen wir die diesbezüglichen Bestimmungen in den Arbeitsverträgen Ihres Unternehmens bzw. übermitteln dazu Formulierungsvorschläge.
[¹] Bitte beachten Sie, dass der Begriff „Homeoffice“ im gegenständlichen Zusammenhang als eine anlassbezogene vorübergehende – allenfalls aber länger andauernde – Änderung des Arbeitsortes zu verstehen ist. Eine nur kurz anhaltende örtliche Versetzung, bedarf im Regelfall nicht zwingend einer Vertragsänderung (vgl. dazu auch unsere Klienteninformation vom 10.03.2020). Ebenso sind jene Fälle zu unterscheiden, in denen das Homeoffice überhaupt als Arbeitsplatz vorgesehen ist.