Auch der Bereich des Gesellschaftsrechtes ist von den Maßnahmen zur Eindämmung von COVID-19 betroffen, etwa durch Versammlungsverbot und Reisebeschränkungen. Der Gesetzgeber hat darauf reagiert und bis 31.12.2020 befristete Erleichterungen geschaffen. Diese stellen sich überblicksmäßig wie folgt dar:

1. (Physische) Versammlungen – Allgemeines

Das Aktien- bzw. GmbH-Gesetz sehen für Haupt- bzw. Generalversammlungen sowie für Aufsichtsratssitzungen grundsätzlich eine physische Anwesenheit vor. Virtuelle Sitzungen sind möglich, jedoch müssen diese im Gesellschaftsvertrag vereinbart sein oder vom Aufsichtsrat im Anlassfall einstimmig beschlossen werden.

2. Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz

Das Gesellschaftsrechtliche COVID-19 Gesetz sowie dessen Durchführungsverordnung – welche bis 31.12.2020 befristet in Kraft sein werden – schaffen nunmehr die gesetzliche Grundlage für die Abhaltung von virtuellen Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern von:

  • Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, SE);
  • Personengesellschaften (OG, KG);
  • Genossenschaften;
  • Privatstiftungen;
  • Vereine;
  • Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit;
  • kleine Versicherungsvereine und
  • Sparkassen.

3. Zulässigkeit virtueller Versammlungen

3.1. Allgemeines

Die Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung erklärt virtuelle Versammlungen – das sind beispielsweise Aufsichtsratssitzungen, General- und Hauptversammlung – für zulässig, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht. Dabei muss es jedem Teilnehmer möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.

Wenn einzelne – jedoch nicht mehr als die Hälfte – der Teilnehmer nicht über die notwendigen technischen Mittel für die akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen, so können diese auch nur akustisch verbunden werden.

 3.2. Einberufung

Jenes Gesellschaftsorgan, dass die Versammlung einberuft, entscheidet darüber ob bzw. unter Zuhilfenahme welcher technischen Hilfsmittel eine virtuelle Versammlung durchgeführt wird. In der Einberufung der virtuellen Versammlung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen. Dabei sind die Interessen der Gesellschaft sowie der Teilnahmeberechtigten – etwa deren technische Ausstattung, Reisebeschränkungen oder gesundheitliche Risiken – bei der Entscheidung über die Form der Versammlung zu berücksichtigen.

3.3. Beispiel: Virtuelle Generalversammlung der GmbH

Auch hier gilt das eben Ausgeführte. Wir möchten diesbezüglich auf folgende Möglichkeit hinweisen: Ist für die zu beschließenden Maßnahmen – beispielsweise etwa die Änderung des Gesellschaftsvertrages – die Mitwirkung eines Notars erforderlich, so ist es ausreichend, wenn dieser zur virtuellen Versammlung ebenfalls zugeschalten wird.

3.4. Beispiel: Virtuelle Hauptversammlung der AG

Insbesondere aufgrund des typischerweise größeren Teilnehmerkreises einer Hauptversammlung gegenüber einer Generalversammlung, hat der Gesetzgeber in diesem Zusammenhang Erleichterungen vorgesehen: Es ist ausreichend, wenn die Aktionäre die virtuelle Hauptversammlung nur optisch und akustisch mitverfolgen. Sie müssen sich jedoch nicht unmittelbar zu Wort melden oder abstimmen können. Allerdings müssen ihnen ihre Auskunfts- und Antragsrechte „auf andere Weise“ während der Hauptversammlung eingeräumt werden. Dies kann etwa durch schriftliche elektronische Übermittlung von Fragen bzw. Anträgen (in einem bestimmten Zeitfenster) während der Hauptversammlung erfolgen. Abstimmungen können auch unter Einsatz von Abstimmungssoftware erfolgen. Auch hier gilt die Hälftegrenze für rein akustische Teilnahme.

Aktionäre, die virtuell an der Hauptversammlung teilnehmen, sind jedenfalls als Teilnehmer im aktienrechtlichen Sinn zu qualifizieren und daher ins Teilnehmerverzeichnis aufzunehmen.

3.4.1. Bei börsenotierten Gesellschaften und Gesellschaften mit mehr als 50 Aktionären besteht darüber hinaus die Möglichkeit, dass die Aktionäre einen von vier der Gesellschaft namhaft gemachten Stimmrechtsvertreter (davon zumindest zwei Rechtsanwälte oder Notare) zur Teilnahme an der Hauptversammlung bevollmächtigen. Die unter Punkt [3.2.] erläuterten Regelungen im Zusammenhang mit der Einberufung kommen auch bei börsenotierten Gesellschaften bzw. Gesellschaften mit mehr als 50 Aktionären zur Anwendung. Jedoch ist es ausreichend, wenn die diesbezüglichen Informationen ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft verfügbar sind und auf diese Verfügbarkeit in der Einberufung hingewiesen wird.

4. Rechnungslegung

4.1. Erstellung des Jahresabschlusses

Kapitalgesellschaften (GmbHs, AGs), Privatstiftungen und große sowie mittelgroße Genossenschaften müssen in den ersten fünf Monaten eines Geschäftsjahres für das vorangegangene Geschäftsjahr einen Jahresabschluss inkl. Anhang sowie ggf. einen Lagebericht und Corporate Governance-Bericht erstellen und den Mitgliedern des Aufsichtsrates – soweit ein solcher besteht – vorlegen.

Das Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Gesetz lässt eine Überschreitung dieser Frist um höchstens vier Monate zu. Dies für den Fall, dass es den gesetzlichen Vertretern einer Kapitalgesellschaft bzw. einer Genossenschaft infolge der COVID-19-Pandemie nicht möglich ist, die eben genannten Unterlagen aufzustellen (und den Mitgliedern des Aufsichtsrates vorzulegen). Dasselbe gilt für andere Unterlagen der Rechnungslegung, die innerhalb der für die Vorlage des Jahresabschlusses geltenden Fristen vorzulegen sind.

4.2. Feststellung und Prüfung des Jahresabschlusses

Ordentliche General- bzw. Hauptversammlungen von GmbHs, Genossenschaften bzw. Aktiengesellschaften sind grundsätzlich in den ersten acht Monaten eines Geschäftsjahres abzuhalten. Die wesentlichen Beschlussgegenstände dieser General- bzw. Hauptversammlungen stellen insbesondere die Feststellung des Jahresabschlusses (im Falle der AG nur, wenn dieser nicht bereits vom Aufsichtsrat festgestellt wurde), die Verteilung des Bilanzgewinnes (falls dieser im Gesellschaftsvertrag einer besonderen Beschlussfassung von Jahr zu Jahr vorbehalten ist), die Entlastung der Geschäftsführer bzw. des Vorstandes sowie des Aufsichtsrates dar. Nunmehr sieht das Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Gesetz eine Verlängerung dieser Frist von acht auf nunmehr zwölf Monate vor.

4.3. Exkurs: Verein

Auch im Zusammenhang mit Mitgliederversammlungen iSd Vereinsgesetzes ermöglicht das gesellschaftsrechtliche COVID-19-Gesetz eine Fristverlängerung. So sind Mitgliederversammlungen im Sinne des Vereinsgesetzes zumindest alle fünf Jahre einzuberufen. Nunmehr können Mitgliederversammlungen, deren Fälligkeit in die nähere Zukunft fällt, und an der mehr als 50 Personen teilnahmeberechtigt sind, bis zum Jahresende 2021 verschoben werden.

 4.4. Offenlegung des Jahresabschlusses

Kapitalgesellschaften bzw. große sowie mittelgroße Genossenschaften sind verpflichtet, spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag den Jahresabschluss (inkl. Anhang und Lagebericht und ggf. Corporate-Governance-Bericht) mit dem Bestätigungsvermerk beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen. Große Aktiengesellschaften sind darüber hinaus verpflichtet, den Jahresabschluss mit dem Bestätigungsvermerk im Amtsblatt zur Wiener Zeitung zu veröffentlichen.

Das gesellschaftsrechtliche COVID-19-Gesetz verlängert nunmehr diese Frist. So sind die offenzulegenden Unterlagen spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag beim zuständigen Firmenbuch einzureichen bzw. im Amtsblatt zur Wiener Zeitung zu veröffentlichen. Dies mit der Einschränkung, dass diese Bestimmung nur auf die Einreichung von Unterlagen der Rechnungslegung für Bilanzstichtage anzuwenden ist, die vor dem 01.08.2020 liegen.